3、公司收到“侵权警告函”一般怎么应对？
①自我检查。公司在收到软件厂商的函件后，建议法务和IT人员尽快先开展内部排查，自查公司有关该软件的安装、使用情况，核对购买合同、授权证书，确认是否真的存在未经授权或超出授权使用的情况。
若属于软件厂商“广撒网捞大鱼”的情况，且公司并未安装和使用，或仅个别人安装，IT人员则直接从后台卸载该软件，对该函件不予理会。
②若确实存在一些使用不规范的地方，但确实属于公司办公必须使用的软件，则建议主动联系软件厂商，说明公司并非故意侵权，争取与对方和解。同时，提出合理的解决方案，比如补缴授权费用、签订新的授权协议，规范软件使用。
这就是我司为软件花费几百万的支出所在，有些公司必须要使用的软件，那这笔支出是应该的。但是，仍然有部分支出是不必要的，但是由于对方保全了侵权证据，所以公司不得不“交保护费”而与对方和解。
这里有个小技巧：可以找一些软件代理商进行咨询，或许可以得到大惊喜，比如Adobe、微软软件我就知道有家代理，能以较低的成本搞定这些软件厂商。我已经推荐给几个律师，都顺利用远低于原厂的采购量和采购金额，解决了软件合规的问题。
大家要明白，大家都是为了搞钱，而软件代理公司能做代理，一般都有两把刷子，可以在规则之内，以较低的费用帮忙搞定原厂。
但一般公司正在被软件原厂打盗版，则有一些代理公司可能没法处理，相当于这家已经在软件原厂的系统内被标注为“重点目标”，肯定不允许你花小钱走简捷、快速的解决通道。当然，也有有门道的代理商，有途径搞定原厂，就看你能不能找到这类资源。
③制定软件规范使用管理制度和流程管控。软件规范使用若只靠员工自觉，那就是在拿公司发展去买彩票。
因为人性总有侥幸心理，“必然遗忘”：业务冲刺阶段，谁还记得先向IT打报告?“必然侥幸”：我就临时装一下，明天就卸载”是所有侵权故事的标准开头。“必然捷径”：网上3分钟下载的破解版，比走OA流程快3天。“必然甩锅”：真出事，一句“我不懂技术”、“我是为了赶项目进度”、“没人培训我“，就能把所有责任推回给公司。
因此，需要制度规范，需要制度宣讲，需要软件管控，需要流程审批等一套组合拳进行管控。
刚开始，可能很多“老油子”不适应，但是过了阵痛期就会慢慢适应，大家就会把这套管理流程当做理所当然。
尤其是刚入职的员工，在进入公司后，并不会觉得公司的这些管理措施，有任何的不妥，都会自觉遵循。
④培训与宣贯。制度的发布与执行，刚开始肯定会产生阵痛，因为以前大家“自由”惯了，一下子头上被带了根紧箍咒，肯定谁都不爽和不自在。因此，需要给大家宣贯公司做这一些动作的初衷和目的。
而宣贯是否到位，关系到该制度在后续贯彻执行的难易程度，宣贯的越到位，执行起来越顺畅，大家能理解你制定制度的立场和目标；宣贯的不到位，大家的对立情绪就会越高，可能会演变成你的自嗨。
在数字化办公时代，软件使用越来越普遍，重视软件正版化问题，规范软件使用和采购流程，避免陷入因个人行为导致公司陷入著作权的侵权纠纷中，也避免因为员工个人不懂法的原因，导致自己的侵权行为被公司追偿。
